EIN numarası nasıl alınır sorusunun kısa cevabı şu: EIN (Employer Identification Number), IRS’in şirketlere verdiği dokuz haneli vergi kimlik numarasıdır. SSN’i olmayan yabancı bir LLC sahibi de EIN için başvurabilir; başvuru Form SS-4 ile yapılır ve SSN ya da ITIN’i olmayanlar için IRS’in ayrı yönlendirmeleri vardır. Bu yazı, formda hangi bilgilerin istendiğini, başvuru sonrasında nelere dikkat edeceğinizi ve nerede takılabileceğinizi anlatıyor.
EIN nedir ve ne için kullanılır?
EIN, şirketinizin IRS nezdindeki kimliğidir. Bireyler için SSN ne ise, işletmeler için EIN odur. Banka hesabı açarken, ödeme platformlarına başvururken ve vergi beyanlarında şirketinizi tanıtmak için bu numaraya ihtiyaç duyarsınız. Kapsamı ve kimlerin alması gerektiği IRS’in EIN sayfasında anlatılıyor.
EIN’in bir hesap açılışı ya da ödeme onayı garantisi vermediğini baştan söyleyelim. Banka ve ödeme platformları kendi koşullarına göre karar verir. EIN yalnızca gereken adımlardan biridir.
LLC sahibi yabancı biri EIN’e ne zaman ihtiyaç duyar?
Kural olarak, LLC kurulduktan sonra şirket adına bir vergi kimliği gerekir. Pratikte EIN’e şu durumlarda sıkça ihtiyaç duyulur:
- Şirket adına banka ya da ödeme hesabı açarken
- Amazon, Stripe ya da PayPal gibi platformlarda işletme hesabı doğrularken
- ABD’ye yönelik vergi bildirimlerinde
- Çalışan istihdam edecekseniz ya da bazı vergi kayıtları için
Hangi durumda hangi beyannamenin gerektiği IRS kurallarına ve şirketin yapısına göre değişir. Yabancı sahipli LLC’lerin yıllık bildirimi için Form 5472 ve pro forma 1120 rehberimize göz atabilirsiniz.
Form SS-4: hangi bilgiler istenir?
Form SS-4, EIN başvurusunun temel belgesidir. IRS formu ve talimatlarını Form SS-4 sayfasında yayımlıyor. Form genel olarak şu bilgileri ister:
- Şirketin yasal adı ve varsa ticari adı
- Şirketin kurulduğu eyalet ve ülke
- Posta adresi ve gerekiyorsa fiziksel adres
- İşletme türü: LLC ise üye sayısı ve vergi sınıflandırması
- Başvuru nedeni (örneğin yeni işletme kuruluşu)
- Faaliyet başlangıç tarihi ve faaliyet alanı
- “Sorumlu kişi” (responsible party) adı ve kimlik bilgisi
Sorumlu kişi bölümü yabancı kurucular için en sık soru işareti yaratan yerdir. Bu bölümde SSN ya da ITIN istenir; olmayan başvuru sahipleri için IRS talimatlarında ayrı bir açıklama bulunur. Formu doldurmadan önce güncel talimatı baştan sona okumak en güvenli yoldur.
SSN ya da ITIN olmayan başvuru sahipleri için IRS yolları
EIN için çevrimiçi başvuru sistemi genellikle SSN ya da ITIN gerektirir. Bu numaralara sahip olmayan başvuru sahipleri için IRS’in başvuru yöntemleri farklıdır: form posta, faks ya da telefonla iletilebilir. Hangi yöntemin geçerli olduğunu ve güncel iletişim bilgilerini IRS’in EIN başvuru sayfasından kontrol edin. Bu bilgiler değişebilir, o yüzden eski bir blog yazısına ya da forum mesajına güvenmeyin.
Biz bu yazıda süre vermiyoruz. IRS’in işlem süresi başvuru yöntemine ve yoğunluğa göre değişir, kimse size kesin bir gün sayısı söyleyemez.
Başvuru yöntemi ne olursa olsun, gönderdiğiniz formun bir kopyasını ve gönderim kanıtını (faks onayı, posta takip numarası gibi) saklayın. Bir sorun çıkarsa, ne zaman ve ne gönderdiğinizi gösterebilmek süreci çok kolaylaştırır. IRS’ten gelen yazıları da yanıtlamadan önce dikkatle okuyun.
Başvuru sonrası: IRS yazısını saklamak ve bilgileri tutarlı tutmak
EIN atandığında IRS size bir onay yazısı gönderir (genellikle CP 575 olarak anılır). Bu belge birçok yerde istenir: bankalar, ödeme platformları ve doğrulama süreçleri. Yazının kopyasını güvenli biçimde saklayın ve şu noktalara dikkat edin:
- Şirket adı Articles of Organization’daki yazımla birebir aynı olmalı.
- Adres bilgileri diğer kayıtlarla (banka, Amazon, Stripe) tutarlı olmalı.
- Sorumlu kişi bilgisi değişirse IRS’e bildirimin nasıl yapılacağını öğrenin.
- Belgeleri dijital ve basılı olarak ayrı ayrı yedekleyin.
Başvuru öncesi hazırlık listesi
EIN başvurusu, belgeleriniz hazır olduğunda çok daha sorunsuz ilerler. Başvuruya oturmadan önce şunları yanınıza alın:
- Eyalet tarafından onaylanmış kuruluş belgesi (Articles of Organization) ve şirketin tam adı
- Registered agent adresi ve varsa posta adresiniz
- Kurucunun pasaport bilgileri ve ikamet ettiği ülkedeki adres
- LLC’nin kaç üyesi olduğu ve vergi sınıflandırması konusundaki tercihiniz
- Şirketin faaliyet alanını anlatan kısa ve net bir cümle
Faaliyet alanı bölümünü gereğinden fazla genel yazmayın, ama aşırı ayrıntıya da girmeyin. Bir sonraki aşamada bankanın ya da ödeme platformunun sorduğu faaliyet tanımıyla çelişmemesi önemlidir. Bu yüzden aynı cümleyi başka yerlerde de kullanabileceğiniz biçimde yazın.
Sık yapılan hatalar: şirket adı, sorumlu kişi, adres
Başvuruda en sık karşılaşılan sorunlar küçük tutarsızlıklardan çıkar. Şirket adında “LLC” ekinin eksik yazılması, kurulum belgesindeki adla başvurudaki adın farklı olması ya da adres yazımındaki ufak değişiklikler, sonraki doğrulamalarda sizi yorabilir. Pasaport adınızı da tek bir yazımla kullanmaya özen gösterin, özellikle Türkçe karakterlerin (ı, ş, ğ) Latin harflerle nasıl yazıldığını tüm belgelerde aynı tutun.
Bir diğer hata, EIN’i “şirketim artık her yerde onaylanır” diye görmektir. EIN bir başlangıçtır; banka ve ödeme hesapları ayrıca onay süreçlerinden geçer. Bu süreçleri ABD’de şirket kurulumu rehberinde adım adım görebilirsiniz.
EIN ve ITIN karışıklığı
Yabancı girişimcilerin sık karıştırdığı bir nokta, EIN ile bireysel vergi numaralarının aynı şey olmadığıdır. EIN şirketin numarasıdır; SSN ve ITIN ise kişiye bağlı numaralardır. Bir LLC için EIN almanız, kendiliğinden kişisel bir ABD vergi numarası edindiğiniz anlamına gelmez. Hangi numaranın hangi işlem için gerektiği IRS kurallarına bağlıdır ve kişisel durumunuza göre değişir. Emin değilseniz, işleme başlamadan önce ABD vergi kurallarını bilen bir uzmana danışın.
Ayrıca EIN’in şirkete ait olduğunu unutmayın: şirket yapısı, adı ya da sahipliği önemli ölçüde değişirse, mevcut EIN’in kullanılmaya devam edip edemeyeceğini IRS kurallarından kontrol etmelisiniz.
EIN sonrası yıllık yükümlülüklere kısa bakış
EIN aldıktan sonra yıllık yükümlülükler başlar: eyalet yıllık raporu ya da ücretleri, registered agent yenilemesi ve federal bildirimler. Yabancı sahipli bir LLC için IRS’in ayrı bildirim kuralları olabilir. Bu bildirimlerin kapsamı, ne zaman ve nasıl yapılacağı konusunda ABD’de ya da Türkiye’de bir mali müşavirle çalışmanızı öneririz. Biz burada hukuki ya da vergi tavsiyesi vermiyoruz, çerçeveyi gösteriyoruz.
Hizmet kapsamını görmek isterseniz ABD şirket kurulumu hizmeti sayfamızda EIN adımı da yer alıyor. Güncel paket bilgileri için güncel fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
SSN olmadan EIN alınabilir mi?
Evet, SSN’i olmayan yabancı başvuru sahipleri için IRS’in ayrı başvuru yolları var. Ayrıntıları ve güncel yöntemi IRS’in başvuru sayfasından kontrol edin.
EIN ücretli mi?
IRS’in kendisi EIN için ücret almaz. Bir hizmet sağlayıcıyla çalışırsanız, o sağlayıcının ücretini ayrıca öğrenmelisiniz.
EIN almak banka hesabı açılacağı anlamına gelir mi?
Hayır. Bankalar kendi koşullarına göre karar verir. EIN yalnızca gereken belgelerden biridir.
EIN’imi kaybedersem ne olur?
Onay yazısını kaybettiyseniz IRS’in duyurduğu yöntemlerle numaranızı ve belgenin kopyasını talep edebilirsiniz. Güncel adımlar için IRS sayfasına bakın.
EIN başvurusunu kim yapabilir?
Başvuruyu çoğunlukla şirketin sorumlu kişisi yapar. Bir hizmet sağlayıcıdan destek alıyorsanız, formda yer alan bilgilerin doğruluğundan yine siz sorumlu olursunuz. Gönderilmeden önce formu kendiniz de gözden geçirin.
Sonraki adım
Şirket kurulumu ve EIN sürecinde destek istiyorsanız şirket kuruluş başvuru formunu doldurup sorularınızı bize iletebilirsiniz.