Die EIN (Employer Identification Number) ist die Steuernummer, die die US-Bundessteuerbehörde IRS für Unternehmen vergibt, und Sie können sie auch ohne Social Security Number (SSN) beantragen. Laut IRS läuft der Antrag über das Formular SS-4, und für Antragsteller ohne SSN oder ITIN gibt es eigene Wege, etwa per Telefon, Fax oder Post. Welcher Weg im Moment offen ist, steht auf den IRS-Seiten, denn die Verfahren ändern sich.
Was die EIN ist und wofür Sie sie brauchen
Die EIN ist eine neunstellige Nummer, mit der die IRS ein Unternehmen identifiziert. Man kann sie mit der Steuernummer einer deutschen Firma vergleichen, wenn auch nicht eins zu eins. Sie taucht auf, sobald die Firma gegenüber US-Stellen auftritt: bei Steuererklärungen, bei der Eröffnung eines Geschäftskontos oder bei Plattformen, die Steuerangaben verlangen. Die IRS erklärt auf ihrer Seite Employer ID Numbers, wer eine EIN erhält und wofür sie dient.
Wichtig für die Praxis: Die EIN gehört der Firma, nicht Ihnen als Person. Sie ersetzt weder eine SSN noch eine deutsche Steuer-ID, und sie ist keine Zusage, dass eine Bank oder ein Zahlungsdienstleister Ihr Konto eröffnet.
Wann Inhaber einer US-LLC aus Deutschland eine EIN brauchen
In den meisten Fällen ist die EIN der nächste Schritt nach der Gründung der LLC. Typische Anlässe:
- Sie möchten ein Geschäftskonto für die LLC eröffnen.
- Ein Marktplatz oder Zahlungsdienstleister fragt nach Ihren Steuerangaben.
- Ihre LLC muss gegenüber der IRS Angaben einreichen, zum Beispiel weil sie einen ausländischen Inhaber hat.
Ob das bei Ihnen zutrifft, hängt von Ihrer Konstellation ab. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater, der die deutsche und die US-Seite zusammen betrachten kann.
Formular SS-4: welche Angaben verlangt werden
Das Formular SS-4 ist die Grundlage des Antrags. Die IRS erläutert es auf der Seite About Form SS-4. Sie sollten diese Angaben vorliegen haben:
- den vollständigen Namen der LLC genau so, wie er in den Gründungsunterlagen steht
- die Adresse der Firma und gegebenenfalls eine abweichende Postadresse
- den Bundesstaat der Gründung und das Gründungsdatum
- die Art der Tätigkeit in einer kurzen Beschreibung
- Angaben zur „verantwortlichen Person“ (responsible party), also der Person, die die Firma tatsächlich kontrolliert
Die Felder zur Steuernummer der verantwortlichen Person sind für Antragsteller ohne SSN oder ITIN der Punkt, an dem die meisten Fragen entstehen. Die IRS gibt dazu in den Hinweisen zum Formular Auskunft. Lesen Sie diese Hinweise vor dem Ausfüllen.
Antragswege für Antragsteller ohne SSN oder ITIN
Der Online-Antrag der IRS setzt nach den Hinweisen der IRS in der Regel voraus, dass die verantwortliche Person eine SSN oder ITIN hat. Wer keine besitzt, nutzt die anderen Wege. Eine Übersicht bietet die Seite How to apply for an EIN. Dort finden Sie auch die Angaben für Antragsteller aus dem Ausland.
| Weg | Wann er in Frage kommt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Online-Antrag | Wenn die verantwortliche Person eine SSN oder ITIN hat | Bei Antragstellern aus Deutschland ohne beides meist nicht möglich |
| Telefon | Für internationale Antragsteller, laut IRS-Seite | Das vollständig ausgefüllte SS-4 bereit halten, Nummer und Zeiten auf der IRS-Seite prüfen |
| Fax oder Post | Wenn Telefon nicht passt | Angaben vollständig und lesbar machen, damit es keine Rückfragen gibt |
Wir nennen bewusst keine Bearbeitungszeit. Wie lange die IRS braucht, ist nicht verlässlich vorhersagbar. Planen Sie also nicht mit einem festen Tag.
Nach dem Antrag: IRS-Schreiben aufbewahren, Angaben konsistent halten
Sobald die IRS die EIN vergeben hat, erhalten Sie ein Bestätigungsschreiben (oft „CP 575“ genannt). Bewahren Sie es sicher auf, denn Banken und Plattformen verlangen es häufig als Nachweis. Prüfen Sie sofort, ob Name, Adresse und Rechtsform stimmen.
Danach gilt eine einfache Regel: Halten Sie die Angaben überall gleich. Der Firmenname in den Gründungsunterlagen, auf dem IRS-Schreiben, beim Bankantrag und auf dem Marktplatzkonto sollte identisch geschrieben sein. Kleine Abweichungen wie „LLC“ gegen „L.L.C.“ führen in der Praxis zu Rückfragen.
Häufige Fehler: Firmenname, verantwortliche Person, Adresse
- Firmenname: Der Name im SS-4 weicht vom Namen in den Gründungsunterlagen ab.
- Verantwortliche Person: Es wird eine Person eingetragen, die die Firma nicht tatsächlich kontrolliert, oder die Angaben passen nicht zu späteren Anträgen.
- Adresse: Die Postadresse ist unklar oder ändert sich kurz nach dem Antrag, sodass Schreiben der IRS verloren gehen.
- Tätigkeitsbeschreibung: Sie ist zu vage oder passt nicht zu dem, was Sie später gegenüber Banken angeben.
Wer die Angaben vor dem Antrag mit den Gründungsunterlagen abgleicht, vermeidet die meisten dieser Fehler.
Was nach der EIN folgt: Hinweis auf den Steuerberater
Mit der EIN ist die Firma bei der IRS bekannt, aber die Pflichten fangen damit erst an. Je nach Konstellation kommen jährliche Meldungen an die IRS hinzu, und in Deutschland stellt sich die Frage, wie Ihre LLC steuerlich behandelt wird. Hier ist ein Steuerberater mit Erfahrung in grenzüberschreitenden Fällen die richtige Adresse, nicht ein Blogbeitrag. Auf unserer Seite zur Firmengründung in den USA sind die Schritte rund um die Gründung zusammengefasst.
Wenn Sie wissen möchten, wie Apex Global World die Gründung begleitet, finden Sie die Leistungsbeschreibung zur US-Firmengründung und die aktuellen Preise auf der Website.
Eine kurze Checkliste vor dem Antrag
- Gründungsunterlagen der LLC bereitlegen und den Firmennamen exakt übernehmen.
- Festlegen, wer die verantwortliche Person ist, und die Angaben zu dieser Person klären.
- Eine Adresse wählen, unter der Sie Post der IRS zuverlässig erhalten.
- Aktuelle Hinweise der IRS zu Antragsweg und Formular lesen.
- Das Bestätigungsschreiben nach Erhalt digital und ausgedruckt sichern.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine EIN ohne SSN beantragen?
Ja, die IRS sieht dafür eigene Antragswege vor. Welche genau offen sind, entnehmen Sie der Seite „How to apply for an EIN“, da sich Verfahren ändern können.
Brauche ich zusätzlich eine ITIN?
Das hängt von Ihrer Situation ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Die ITIN ist ein anderes Instrument als die EIN. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob in Ihrem Fall eine ITIN nötig ist.
Garantiert die EIN ein Bankkonto?
Nein. Die EIN ist nur eine von mehreren Voraussetzungen. Banken und Zahlungsdienstleister entscheiden nach eigenen Kriterien.
Was tun, wenn das IRS-Schreiben verloren geht?
Wenden Sie sich an die IRS und fragen Sie nach einem Ersatz der Bestätigung. Das Vorgehen beschreibt die IRS auf ihren Seiten.
Wenn Sie Unterstützung möchten
Wenn Sie vor der EIN-Beantragung noch die Gründung klären möchten, können Sie über das Antragsformular zur Firmengründung Kontakt aufnehmen. Eine Steuerberatung ersetzt das nicht.